Préparer la fermeture d’un compte produit : données, export, accès et conservation

Cartographier compte produit, My DOHM et données locales

Notez le produit concerné, son adresse officielle, le compte utilisé et l’espace de travail. Distinguez le profil My DOHM éventuel du compte propre au produit. Une même adresse électronique ne démontre pas une fusion des comptes. Une association permettant d’entrer dans un produit ne prouve pas que le portail possède toutes ses données ou peut les supprimer.

Repérez aussi les données présentes uniquement sur un appareil ou dans un navigateur, celles conservées à distance et les copies exportées ailleurs. Un coffre local ne devient pas une sauvegarde distante parce que l’on se connecte. Préparez une ligne par emplacement avec l’action envisagée et sa procédure connue. Laissez « à vérifier » lorsque l’emplacement ou l’effet de fermeture n’est pas documenté.

Séparer la demande d’effacement de la fermeture administrative

La CNIL recommande de préciser les données visées et l’organisme à contacter. Demander le retrait d’un contenu ne ferme pas nécessairement le compte ; demander la fermeture ne supprime pas automatiquement les factures soumises à une obligation de conservation. Formulez donc séparément l’arrêt du compte et le traitement des données associées, avec le périmètre utile.

Retrouvez la politique de confidentialité et le canal d’exercice des droits sur la destination officielle. N’envoyez pas votre demande à une adresse trouvée dans un message inattendu. Si plusieurs services traitent des données distinctes, identifiez leurs responsabilités plutôt que de supposer qu’une demande à l’un couvre tous les autres. Ce guide ne qualifie pas lui-même les rôles juridiques de chaque prestataire.

Récupérer ce qui est nécessaire avant une action irréversible

Faites la liste des éléments dont vous aurez encore besoin : documents utiles, références, historique pertinent ou données nécessaires à un prochain outil. Vérifiez les fonctions d’export réellement documentées. Si elles existent, contrôlez le périmètre et le résultat : fichier reçu, date, contenu attendu et lisibilité. Un téléchargement réussi ne prouve pas que toutes les données ont été récupérées.

La CNIL précise que la portabilité concerne une partie des données et répond à des conditions ; elle ne correspond pas à la remise de tout ce qu’un organisme détient. Le format doit être adapté et lisible par machine pour les données concernées. Ne confondez pas ce droit avec une sauvegarde complète, ni un export avec une capacité de restauration.

Si vous prévoyez une reprise dans un autre outil, vérifiez son import documenté et les limites de format avant la fermeture. Gardez une copie originale protégée et travaillez sur une copie lorsque cela est possible. Aucun import ou test ne doit écraser des données réelles pour démontrer une hypothèse. Le guide sauvegarde/restauration approfondit cette préparation.

Traiter les espaces et responsabilités partagés

Un compte peut porter des accès utiles à un groupe, des dossiers partagés ou une responsabilité d’administration. Identifiez ce qui doit continuer et qui peut le reprendre dans le mécanisme effectivement proposé par le produit. La personne qui quitte ne doit pas simplement transmettre son mot de passe pour préserver la continuité. Une invitation ou une nouvelle attribution de rôle, lorsqu’elle est disponible, doit être vérifiée depuis le compte du destinataire.

La CNIL recommande une gestion des habilitations adaptée au besoin et leur retrait lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Préparez donc la fin des accès en tenant compte des responsabilités qui cessent, puis vérifiez les effets par le moyen autorisé. Une fermeture personnelle ne donne pas le droit de supprimer le travail ou les données d’autres personnes. Le dossier de passation traite le changement de responsable à outil constant.

Distinguer révocation My DOHM, session et compte natif

Pour une association My DOHM, consultez la procédure publiée et vérifiez ce que la révocation retire précisément : association, autorisation ou moyen d’entrée concerné. Ne supposez pas qu’elle ferme le compte natif du produit, termine toutes les sessions, efface son coffre ou révoque des invitations indépendantes. Chaque effet doit être documenté ou confirmé par le service responsable.

Avant de retirer un moyen d’accès dont vous dépendez encore pour récupérer des données, vérifiez le chemin autonome du produit et les informations de récupération nécessaires. N’inscrivez pas les secrets dans votre fiche de suivi. Si le chemin n’est pas connu, clarifiez-le avant l’opération dépendante. Une page inaccessible après révocation prouve un problème d’accès dans ce parcours ; elle ne prouve pas l’effacement des données.

Examiner les obligations et les copies qui peuvent rester

La CNIL décrit plusieurs phases de conservation : utilisation courante, archivage intermédiaire lorsqu’il est justifié, puis suppression ou archivage selon le cadre applicable. Certaines obligations ou la défense de droits peuvent limiter l’effacement. La fermeture d’un compte ne justifie donc ni une promesse de disparition immédiate de toute copie ni une conservation indéfinie sans explication.

Demandez au service les catégories qui resteraient conservées, leur motif et les durées ou critères annoncés. Distinguez les données actives des archives soumises à un accès restreint et des sauvegardes selon la politique applicable. Le guide n’invente aucun délai propre à DOHM ou à un produit. De votre côté, réexaminez les exports et copies locales : une fermeture distante ne les efface pas à votre place.

Si un abonnement ou un engagement contractuel existe réellement, vérifiez sa procédure de fin séparément. La suppression d’une application, la déconnexion ou le retrait d’une association ne doivent pas être utilisés comme preuve de résiliation. Ce point s’applique seulement aux engagements effectivement souscrits ; il ne prétend pas qu’un produit DOHM dispose d’une offre payante.

Envoyer une demande précise et garder sa chronologie

Modèle fictif à adapter : « Je souhaite fermer le compte associé au produit Exemple et demander l’effacement des données personnelles visées ci-dessous. Merci de confirmer le périmètre traité et de préciser les catégories conservées, leur motif et les durées ou critères applicables. J’ai vérifié les éléments utiles à récupérer ; cette demande ne vise pas les comptes d’autres produits. Merci de m’indiquer la suite de la procédure. » Ce modèle n’est pas une validation juridique de votre situation.

Conservez la date, le canal, le texte transmis et la réponse. La CNIL conseille de garder les traces de la démarche et d’utiliser le contact compétent. Ne joignez pas spontanément un dossier d’identité complet : une vérification doit rester proportionnée à la situation. Une demande enregistrée et une fermeture effectuée restent deux étapes différentes ; suivez les informations de traitement réellement reçues.

Vérifier la réponse sans recréer le compte pour tester

Exemple fictif : une personne demande la fermeture du produit Exemple après avoir récupéré un export lisible. La réponse confirme la fermeture et explique la conservation d’une catégorie de justificatifs. Son tableau comporte alors deux faits : accès fermé selon la confirmation, et conservation résiduelle expliquée par le service. Il ne marque pas « toutes données supprimées ».

Pour une réponse incomplète, demandez la précision manquante en reprenant la référence de la démarche. La CNIL décrit les possibilités de réclamation en cas de réponse insatisfaisante ou d’absence de réponse ; consultez ses indications actualisées pour votre cas. Évitez une nouvelle inscription destinée à tester la disparition : elle peut créer un nouveau traitement et brouiller la chronologie. Conservez plutôt la confirmation et les limites communiquées.

Terminer les accès et les copies avec un bilan explicite

Votre fiche de clôture peut distinguer récupération vérifiée, continuité partagée traitée, association révoquée selon sa procédure, compte fermé, réponse sur les données reçue, copies locales examinées et engagement éventuel suivi. Chaque ligne porte un fait, une date ou un point ouvert. Une ligne manquante reste visible ; le bilan ne devient pas une certification générale d’effacement.

DOHM fournit ici une méthode indépendante des capacités de chaque application. Ce dossier ne lui attribue ni suppression transversale, export universel, restauration garantie, inspection des sauvegardes, révocation de toutes les sessions ou fermeture automatique d’un compte tiers. Les comptes produits, le profil My DOHM et les coffres locaux gardent leurs périmètres. Sources consultées le 11 octobre 2026 ; aucune opération sur un compte réel n’est nécessaire pour utiliser ce guide.